
Introduzione al PMS
Benvenuto! Questo è il primo passo importante nell’uso di Bedzzle dopo la configurazione della tua struttura.
Attraverso il PMS il tuo Staff sarà in grado di eseguire le principali funzioni per gestire ospiti, camere, prenotazioni.
La semplicità d’uso e le interfacce intuitive hanno reso il software di Bedzzle adatto alle esigenze di qualsiasi struttura ricettiva, dall’Hotel di grandi dimensioni ai B&B con poche camere.
Questo Guida ti insegnerà rapidamente le nozioni principali per iniziare a utilizzare il PMS (Gestionale alberghiero).
Le principali operazioni di Front Office di primo livello sono:
- Inserimento prenotazione
- Visualizza dettagli della prenotazione
- Impostare lo Stato della prenotazione
- Inserire l’ospite
- Impostare un metodo di conferma
- Modificare le tariffe
- Modificare e aggiungere supplementi
- Check-In
- Registrare un pagamento
- Emettere un documento fiscale
- Check-out
1. Inserimento prenotazione
Per inserire una nuova prenotazione devi prima aprire l’applicazione Bedzzle che avrai scaricato e installato sul tuo computer. Quindi esegui questi passaggi:
1.1 Controllo disponibilità
- Dalla Dashboard apri l’applicazione Front Desk cliccando sul tasto
- Clicca sull’icona
Nuova prenotazione in alto al Menu del Front Office.
- Si aprirà un Wizard guidato di Controllo disponibilità.
1.2 Ricerca della camera e calcolo del prezzo
- Inserisci i dati della prenotazione: Check-in, Check-out, Numero di camere, Adulti e Bambini, imposta eventuali preferenze di ricerca, abilita o disabilita eventuali restrizioni
- Clicca sul tasto Verifica disponibilità e il sistema visualizzerà tutte le camere e i trattamenti disponibili con il prezzo totale della prenotazione.
- Scegli il trattamento o la camera preferita e clicca su Prenota e si aprirà a destra un nuovo pannello con la camera e il trattamento scelto
- La camera riservata sarà salvata nel tab Prenotazione, clicca su
per salvare la prenotazione e spostarti nella scheda della prenotazione.
2. Visualizza dettagli della prenotazione
Dopo il Wizard perfeziona la prenotazione inserendo o modificando tutti i dettagli relativi al profilo dell’ospite, pagamenti, sconti, extra e supplementi ecc…

3. Stato della prenotazione
La selezione di uno Stato della prenotazione ha effetto sull’occupazione e sull’inventario delle camere. Per selezionare uno stato clicca sulla select in alto a sinistra Stato prenot:
3.1 Differenza tra i vari stati delle prenotazioni
Black List | Questo stato non ha nessun effetto sull’occupazione e l’inventario delle camere |
Cancellata | Questo stato libera l’occupazione della camera e aumenta l’inventario delle camere |
Rilasciata (opzione) | Questo stato libera l’occupazione della camera e aumenta l’inventario delle camere |
Preventivo | Questo stato non ha nessun effetto sull’occupazione e l’inventario delle camere |
Lista d’attesa | Questo stato non ha nessun effetto sull’occupazione e l’inventario delle camere |
Opzionata | Questo stato occupa la camera e riduce l’inventario delle camere |
In attesa di pagamento | Questo stato occupa la camera e riduce l’inventario delle camere |
Garantita con carta di credito | Questo stato occupa la camera e riduce l’inventario delle camere |
Confermata | Questo stato occupa la camera e riduce l’inventario delle camere |
4. Ospite / Referente
Per inserire un nuovo ospite esegui questi passaggi
- Inizia a scrivere il nome nel campo Referente
- Il sistema filtrerà il nome dell’ospite nel tuo data base
- Se il nome è assente puoi decidere di inserirlo attraverso i tasti scorciatoia
che apriranno la scheda dell’ospite. Inserisci i dati dell’ospite, salva e chiudi la maschera dell’ospite.
- Se il sistema trova una corrispondenza con il nome digitato puoi decidere di selezionarlo e assegnarlo alla prenotazione
- Se vuoi inserire un nuove ospite clicca sull’icona
5. Metodo di conferma
Puoi impostare un metodo di conferma cliccando sul relativo campo.
Metodo di conferma | Stato della prenotazione | Informazioni generate per automatizzare i processi di conferma della prenotazione |
---|---|---|
Paypal (POS) | In attesa di pagamento Preventivo Opzionata |
Genera un link per effettuare il pagamento del valore dell’acconto |
Carta di credito a garanzia | In attesa di pagamento Preventivo Opzionata |
Genera un link per confermare la prenotazione con carta di credito a garanzia. I dati della carta di credito saranno salvati sulle piattaforme di pagamento integrate rispettando gli standard PCI Compliance. |
Bonifico bancario | In attesa di pagamento Preventivo Opzionata |
Genera un avviso per effettuare il pagamento del valore dell’acconto |
Vaglia | In attesa di pagamento Preventivo Opzionata |
Genera un avviso per effettuare il pagamento del valore dell’acconto |
Bollettino postale | In attesa di pagamento Preventivo Opzionata |
Genera un avviso per effettuare il pagamento del valore dell’acconto |
Postepay | In attesa di pagamento Preventivo Opzionata |
Genera un avviso per effettuare il pagamento del valore dell’acconto |
Pagamento in loco | In attesa di pagamento Preventivo Opzionata |
Genera un avviso per effettuare la conferma della prenotazione |
POS/Gateway bancario | In attesa di pagamento Preventivo Opzionata |
Genera un link per effettuare il pagamento del valore dell’acconto |
6. Tariffe, Offerte, Ospiti
Per modificare tariffe, offerte, tasse incluse nelle tariffe, numero degli ospiti segui questi passaggi:
- Seleziona la scheda Tariffe
- Seleziona i giorni per cui vuoi effettuare la modifica
- Nell’Editor delle tariffe modifica i campi desiderati
- Clicca sul tasto Applica modifiche (senza salvare)
7. Supplementi & Extra
7.1 Modifica
Per modificare un supplemento presente nella prenotazione entra nella scheda Supplementi & Extra e segui questi passaggi:
- Seleziona il supplemento da modificare
- Seleziona i giorni per cui vuoi effettuare la modifica
- Nell’Editor dei supplementi modifica i campi desiderati
- Clicca sul tasto Applica modifiche
7.2 Aggiungi
Per inserire un nuovo supplemento o extra nella prenotazione clicca sul tasto e segui questi passaggi:
- Seleziona il Supplemento o Extra da aggiungere
- Scegli i giorni della prenotazioni su cui applicare il Supplemento
- Clicca sul tasto Conferma per aggiungerlo alla prenotazione
8. Check IN
Per eseguire la procedura di Check-IN esegui questi passaggi
8.1 Check IN della camera
Questa procedura crea un numero di registrazione e aprirà il conto master dell’ospite.
8.2 Check IN degli ospiti
Questa procedura ti guiderà su come registrare i dati degli ospiti e tracciare il loro check in.
Per registrare gli ospiti esegui questi passaggi
- Clicca sulla scheda Registrazione ospiti
- Clicca sull’icona Seleziona tutti gli ospiti
- Clicca sul tasto Registra dati
Si aprirà la maschera di Registrazione degli ospiti, segui questi passaggi per completare l’inserimento dei dati e tracciare il check in effettivo:
- Inserisci un nuovo ospite o selezionalo fra quelli presenti nel tuo CRM
- Seleziona il Ruolo
- Inserisci la data effettiva del Check IN
- Clicca sul tasto Salva per salvare e ritornare nella scheda Registrazione ospiti.
9. Registrare un pagamento
Per registrare un pagamento segui questi passaggi
Si aprirà una maschera Nuovo pagamento
- Inserisci l’importo da registrare
- Seleziona il metodo di pagamento
- Clicca su Salva pagamento
10. Emettere un documento fiscale
10.1 Creazione del documento
Per emettere un documento fiscale segui questi passaggi:
- Clicca sulla scheda Fatturazione
- Clicca sul tasto Nuovo documento > Fattura/ricevuta per saldo conto
Si aprirà la maschera Crea fattura/ricevuta per saldo, segui questi passi per procedere con la fatturazione
- Seleziona per quali conti emettere il documento fiscale
- impostare il tipo di documento da creare (Fattura o Ricevuta fiscale)
- Clicca sul tasto Crea anteprima documento
Si aprirà la maschera dell’anteprima del nuovo documento
- Clicca su Salva o Salva e chiudi per generare il nuovo documento fiscale
10.2 Stampa del documento
Per procedere con la stampa del documento segui questi passaggi:
- Clicca sulla riga della griglia per selezionare il documento da stampare
- Clicca sul tasto Stampa > Duplice copia o Pagina singola
11. Check OUT
In fase di partenza dell’ospite è importante capire se il bilancio dei conti sia a 0. Per fare il check out degli ospiti segui questi passaggi
- Verifica il bilancio della prenotazione
- Clicca sul tasto Check OUT
Il sistema effettuerà in automatico la registrazione dei check out degli ospiti presenti