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Livello 1 – Operatore di Front Office e Back Office

Introduzione al PMS

Benvenuto! Questo è il primo passo importante nell’uso di Bedzzle dopo la configurazione della tua struttura.

Attraverso il PMS il tuo Staff sarà in grado di eseguire le principali funzioni per gestire ospiti, camere, prenotazioni.

 

La semplicità d’uso e le interfacce intuitive hanno reso il software di Bedzzle adatto alle esigenze di qualsiasi struttura ricettiva, dall’Hotel di grandi dimensioni ai B&B con poche camere.

Questo Guida ti insegnerà rapidamente le nozioni principali per iniziare a utilizzare il PMS (Gestionale alberghiero).
Le principali operazioni di Front Office di primo livello sono:

  1. Inserimento prenotazione
  2. Visualizza dettagli della prenotazione
  3. Impostare lo Stato della prenotazione
  4. Inserire l’ospite
  5. Impostare un metodo di conferma
  6. Modificare le tariffe
  7. Modificare e aggiungere supplementi
  8. Check-In
  9. Registrare un pagamento
  10. Emettere un documento fiscale
  11. Check-out

1. Inserimento prenotazione

Per inserire una nuova prenotazione devi prima aprire l’applicazione Bedzzle che avrai scaricato e installato sul tuo computer. Quindi esegui questi passaggi:

1.1 Controllo disponibilità

  1. Dalla Dashboard apri l’applicazione Front Desk cliccando sul tasto apri-front-desk-gestionale-hotel
  2. Clicca sull’icona nuova-prenotazione-btnNuova prenotazione in alto al Menu del Front Office.
  3. Si aprirà un Wizard guidato di Controllo disponibilità.

1.2 Ricerca della camera e calcolo del prezzo

  1. Inserisci i dati della prenotazione: Check-in, Check-out, Numero di camere, Adulti e Bambini, imposta eventuali preferenze di ricerca, abilita o disabilita eventuali restrizioni
  2. Clicca sul tasto Verifica disponibilità e il sistema visualizzerà tutte le camere e i trattamenti disponibili con il prezzo totale della prenotazione.
  3. Scegli il trattamento o la camera preferita e clicca su Prenota e si aprirà a destra un nuovo pannello con la camera e il trattamento scelto
    Verifica disponibilità Hotel, Bed and Breakfast
  4. La camera riservata sarà salvata nel tab Prenotazione, clicca su Salva prenotazione Hotel per salvare la prenotazione e spostarti nella scheda della prenotazione.

2. Visualizza dettagli della prenotazione

Dopo il Wizard perfeziona la prenotazione inserendo o modificando tutti i dettagli relativi al profilo dell’ospite, pagamenti, sconti, extra e supplementi ecc…

Consiglio

Per una maggiore comprensione ti consigliamo di cliccare sulla foto e aprirla in una pagina affianco in modo da consultarla durante la lettura della guida.


Editor prenotazione Hotel - B&B

3. Stato della prenotazione

La selezione di uno Stato della prenotazione ha effetto sull’occupazione e sull’inventario delle camere. Per selezionare uno stato clicca sulla select in alto a sinistra Stato prenot:

3.1 Differenza tra i vari stati delle prenotazioni

Black List Questo stato non ha nessun effetto sull’occupazione e l’inventario delle camere
Cancellata Questo stato libera l’occupazione della camera e aumenta l’inventario delle camere
Rilasciata (opzione) Questo stato libera l’occupazione della camera e aumenta l’inventario delle camere
Preventivo Questo stato non ha nessun effetto sull’occupazione e l’inventario delle camere
Lista d’attesa Questo stato non ha nessun effetto sull’occupazione e l’inventario delle camere
Opzionata Questo stato occupa la camera e riduce l’inventario delle camere
In attesa di pagamento Questo stato occupa la camera e riduce l’inventario delle camere
Garantita con carta di credito Questo stato occupa la camera e riduce l’inventario delle camere
Confermata Questo stato occupa la camera e riduce l’inventario delle camere

4. Ospite / Referente

Per inserire un nuovo ospite esegui questi passaggi

  1. Inizia a scrivere il nome nel campo Referente 
  2. Il sistema filtrerà il nome dell’ospite nel tuo data base
  3. Se il nome è assente puoi decidere di inserirlo attraverso i tasti scorciatoia Inserimento veloce ospite nel data base che apriranno la scheda dell’ospite. Inserisci i dati dell’ospite, salva e chiudi la maschera dell’ospite.
  4. Se il sistema trova una corrispondenza con il nome digitato puoi decidere di selezionarlo e assegnarlo alla prenotazione
  5. Se vuoi inserire un nuove ospite clicca sull’icona Aggiungi nuovo ospite

5. Metodo di conferma

Puoi impostare un metodo di conferma cliccando sul relativo campo.

Link e dati generati nel voucher (Email di riepilogo)

ATTENZIONE: Il sistema è in grado di generare email automatiche con contenuti variabili in funzione dello Stato della prenotazione, del Metodo di conferma scelto, della Data limite impostata, dell’Acconto inserito. Se selezioni un metodo di conferma tra cui Paypal, Carta di credito a garanzia, Bonifico bancario, Vaglia, Bollettino postale, Postepay, Pos/Gateway bancario ricorda di configurarli nell’applicazione Strategie di revenue.

Metodo di conferma Stato della prenotazione Informazioni generate per automatizzare i processi di conferma della prenotazione
Paypal (POS) In attesa di pagamento Preventivo
Opzionata
Genera un link per effettuare il pagamento del valore dell’acconto
Carta di credito a garanzia In attesa di pagamento
Preventivo
Opzionata
Genera un link per confermare la prenotazione con carta di credito a garanzia. I dati della carta di credito saranno salvati sulle piattaforme di pagamento integrate rispettando gli standard PCI Compliance.
Bonifico bancario In attesa di pagamento
Preventivo
Opzionata
Genera un avviso per effettuare il pagamento del valore dell’acconto
Vaglia In attesa di pagamento
Preventivo
Opzionata
Genera un avviso per effettuare il pagamento del valore dell’acconto
Bollettino postale In attesa di pagamento
Preventivo
Opzionata
Genera un avviso per effettuare il pagamento del valore dell’acconto
Postepay In attesa di pagamento
Preventivo
Opzionata
Genera un avviso per effettuare il pagamento del valore dell’acconto
Pagamento in loco In attesa di pagamento
Preventivo
Opzionata
Genera un avviso per effettuare la conferma della prenotazione
POS/Gateway bancario In attesa di pagamento
Preventivo
Opzionata
Genera un link per effettuare il pagamento del valore dell’acconto

6. Tariffe, Offerte, Ospiti

Per modificare tariffe, offerte, tasse incluse nelle tariffe, numero degli ospiti segui questi passaggi:

  1. Seleziona la scheda Tariffe
  2. Seleziona i giorni per cui vuoi effettuare la modifica
  3. Nell’Editor delle tariffe modifica i campi desiderati
  4. Clicca sul tasto Applica modifiche (senza salvare)

Modifica manuale delle tariffe Htoel B&B

Modifica singola su griglia

Ricorda che è possibile modificare i valori singolarmente facendo doppio clic all’interno della griglia.

7. Supplementi & Extra

Configurazione dei supplementi

Ricorda che tutti i Supplementi & Extra devono essere configurati nell’applicazione Strategie di revenue

7.1 Modifica

Per modificare un supplemento presente nella prenotazione entra nella scheda Supplementi & Extra e segui questi passaggi:

  1. Seleziona il supplemento da modificare
  2. Seleziona i giorni per cui vuoi effettuare la modifica
  3. Nell’Editor dei supplementi modifica i campi desiderati
  4. Clicca sul tasto Applica modifiche

Modifica supplementi & extra hotel B&B

Modifica singola su griglia

Ricorda che è possibile modificare i valori singolarmente facendo doppio clic all’interno della griglia.

7.2 Aggiungi

Per inserire un nuovo supplemento o extra nella prenotazione clicca sul tasto Tasto Aggiungi Supplemento & Extra e segui questi passaggi:

  1. Seleziona il Supplemento o Extra da aggiungere
  2. Scegli i giorni della prenotazioni su cui applicare il Supplemento
    Personalizza quantità e prezzo

    Fai doppio clic sulla griglia se vuoi modificare la quantità venduta e il prezzo

  3. Clicca sul tasto Conferma per aggiungerlo alla prenotazione
    Aggiungi supplemento extra Hotel B&B

8. Check IN

Per eseguire la procedura di Check-IN esegui questi passaggi

8.1 Check IN della camera

Questa procedura crea un numero di registrazione e aprirà il conto master dell’ospite.

  1. Clicca sul tasto Check In
    Check IN camera Hotel B&B

8.2 Check IN degli ospiti

Questa procedura ti guiderà su come registrare i dati degli ospiti e tracciare il loro check in.

Per registrare gli ospiti esegui questi passaggi

  1. Clicca sulla scheda Registrazione ospiti
  2. Clicca sull’icona Seleziona tutti gli ospiti
  3. Clicca sul tasto Registra dati
    Registrazione ospiti in Hotel B&B

Si aprirà la maschera di Registrazione degli ospiti, segui questi passaggi per completare l’inserimento dei dati e tracciare il check in effettivo:

  1. Inserisci un nuovo ospite o selezionalo fra quelli presenti nel tuo CRM
  2. Seleziona il Ruolo
  3. Inserisci la data effettiva del Check IN
  4. Clicca sul tasto Salva per salvare e ritornare nella scheda Registrazione ospiti. 

Registrazione ospiti in Hotel B&B

Profilo dell'ospite

Sulla card dell’ospite hai 3 etichette utili per capire i dati mancanti nel profilo dell’ospite:

  • Contatti
  • Residenza
  • Documento

ognuna di essa si colorerà di verde se avrai inserito nel profilo dell’ospite i corrispondenti dati.

Tag card ospite hotel B&B

9. Registrare un pagamento

Per registrare un pagamento segui questi passaggi

  1. Clicca sulla scheda Pagamenti
  2. Clicca sul pulsante Nuovo
    Nuovo pagamento Gestionale Hotel B&B

Si aprirà una maschera Nuovo pagamento
Nuovo pagamento ospite hotel B&B

  1. Inserisci l’importo da registrare
  2. Seleziona il metodo di pagamento
  3. Clicca su Salva pagamento

10. Emettere un documento fiscale

10.1 Creazione del documento

Per emettere un documento fiscale segui questi passaggi:

  1. Clicca sulla scheda Fatturazione
  2. Clicca sul tasto Nuovo documento > Fattura/ricevuta per saldo conto

Emissione ricevuta fattura fiscale hotel B&B

Si aprirà la maschera Crea fattura/ricevuta per saldo, segui questi passi per procedere con la fatturazione

  1. Seleziona per quali conti emettere il documento fiscale
  2. impostare il tipo di documento da creare (Fattura o Ricevuta fiscale)
  3. Clicca sul tasto Crea anteprima documento

Crea fattura ricevuta fiscale per hotel B&B

Si aprirà la maschera dell’anteprima del nuovo documento

Anteprima documento fiscale Hotel B&B

Creazione del documento fiscale

ATTENZIONE: Il sistema compila automaticamente tutti i dati in funzione delle registrazioni effettuate. Tuttavia puoi cliccare sulle griglie per cambiare e personalizzare qualsiasi dato.

  1. Clicca su Salva o Salva e chiudi per generare il nuovo documento fiscale

10.2 Stampa del documento

Per procedere con la stampa del documento segui questi passaggi:

  1. Clicca sulla riga della griglia per selezionare il documento da stampare
  2. Clicca sul tasto Stampa > Duplice copia o Pagina singola

Stampa documento fiscale fattura ricevuta Hotel B&B

11. Check OUT

In fase di partenza dell’ospite è importante capire se il bilancio dei conti sia a 0. Per fare il check out degli ospiti segui questi passaggi

  1. Verifica il bilancio della prenotazione
  2. Clicca sul tasto Check OUT

Fase di Check Out in Hotel B&B

Il sistema effettuerà in automatico la registrazione dei check out degli ospiti presenti

Fase di check out ospiti hotel b&b

Controllo del conto

Oltre al riepilogo sintetico del Bilancio della prenotazione è possibile verificare il dettaglio del conto nella scheda Conto

Controllo conto Hotel B&B

Updated on 30 Marzo, 2017

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