Particolare attenzione va riservata alle prenotazioni fatte per telefono e personalmente in quanto non rimane nulla di scritto alla réception. È buona norma, se il tempo lo permette, richiedere sempre una conferma scritta. Una forma di tutela per l’albergo può comunque essere rappresentato dal time limit ossia il termine di tempo al di là del quale l’albergatore non deve più tenere a disposizione la camera richiesta dal cliente. La maggior parte delle prenotazioni viene fatta con largo anticipo. In questo caso è opportuno richiedere l’invio di una caparra confirmatoria oppure richiedere una carta di credito a garanzia.
1. Inserimento prenotazione
Per inserire una nuova prenotazione devi prima aprire l’applicazione Bedzzle che avrai scaricato e installato sul tuo computer. Quindi esegui questi passaggi:
1.1 Controllo disponibilità sull’intera struttura
- Dalla Dashboard apri l’applicazione Front Desk cliccando sul tasto
- Clicca sull’icona
Nuova prenotazione in alto al Menu del Front Office - Clicca qui per vedere come inserire una prenotazione direttamente da Planning o Tableau grafico
- Si aprirà un Wizard guidato di Controllo disponibilità.
1.2 Ricerca della camera e calcolo del prezzo
- Inserisci i dati della prenotazione: Check-in, Check-out, Numero di camere, Adulti e Bambini, imposta eventuali preferenze di ricerca, abilita o disabilita eventuali restrizioni
- Clicca sul tasto Verifica disponibilità e il sistema visualizzerà tutte le camere e i trattamenti disponibili con il prezzo totale della prenotazione.
- Scegli il trattamento o la camera preferita e clicca su Prenota e si aprirà a destra un nuovo pannello con la camera e il trattamento scelto
- La camera riservata sarà salvata nel tab Prenotazione, clicca su
per salvare la prenotazione e spostarti nella scheda della prenotazione.
2. Configura la garanzia della prenotazione
Dopo il Wizard perfeziona la prenotazione e inserisci
- Stato della prenotazione In attesa di pagamento
- Referente o prenotante
- Metodo di conferma della prenotazione
- Acconto / Caparra confirmatoria da richiedere
- Data limite o time limit ovvero la data al di là della quale l’albergatore non deve più tenere a disposizione la camera richiesta dal cliente
3. Invio del riepilogo in attesa di conferma
Dopo aver salvato le modifiche è buona norma inviare il riepilogo con le modalità di conferma della prenotazione attraverso Bedzzle Mail. Per inviare il riepilogo clicca sul tasto Comunicazioni > Invia email > Riepilogo Prenotazione > Voucher prenotazione (riepilogo)
4. Voucher prenotazione in attesa di conferma con caparra confirmatoria
Quando clicchi sul menu Voucher prenotazione (riepilogo), il sistema genera automaticamente il riepilogo con tutti i dati della prenotazione, acconto da versare e data limite entro la quale l’ospite deve effettuare il pagamento per confermare la prenotazione.
5. Registrazione ricevuta di caparra
Quando viene versato l’importo a garanzia della prenotazione effettuata devi registrarlo nella scheda della prenotazione. Segui questi passaggi
- Apri la Scheda della prenotazione
- Clicca sulla scheda Pagamenti
- Clicca sul tasto Nuovo
Si aprirà una nuova finestra dove inserire
- Importo versato
- Tipo di acconto ricevuto come Caparra confirmatoria
- Estremi del pagamento
Quando salvi il nuovo pagamento il sistema ti consiglierà di passare lo Stato della prenotazione da In attesa di conferma a Confermata. Clicca Si per cambiare lo stato della prenotazione.
6. Invio Ricevuta di caparra
Alla presenza di una prenotazione con caparra, al ricevimento della stessa, il Front Office dovrà compilare e inviare al cliente la Ricevuta di caparra.
Nella foto è stato riportato un Fac-simile di ricevuta di caparra confirmatoria creata e personalizzata nell’applicazione Pannello di controllo > Email Templates. Clicca qui per vedere come creare e personalizzare nuovi modelli
