Ricordarsi di effettuare il Night Audit (cambio del giorno di lavoro del software) sarà più facile grazie alla funzionalità con data a scorrimento
Per effettuare il cambio giorno ti basterà cliccare sul pulsante e seguire le indicazioni contenute nella seguente guida
Procedura Night Audit
Il processo di Night Audit è necessario perché consente di verificare e revisionare le “prenotazioni pendenti” e tutte quelle procedure non eseguite durante il giorno lavorativo come l’invio di comunicazioni, le registrazioni di pagamenti, la gestione dei depositi di garanzia e cauzioni, la gestione dell’inventario delle camere, addebiti etc.
Avviare il processo di Night Audit
Per avviare il processo di Night Audit apri l’applicazione Front Desk e in alto a sinistra clicca sul pulsante 
e poi clicca sul tasto Avanti per passare allo step successivo
Nell’esempio in alto, il software ci avvisa che concludendo la procedura di Night Audit, la Data di lavoro (25/11/2020) sarà spostata al giorno successivo (26/11/2020). La Data di sistema (07/12/2020) è la data corrente e si aggiorna automaticamente. Per una corretta gestione della tua attività, la Data di lavoro e la Data di sistema dovrebbero combaciare. Il Night Audit oltre a farti risparmiare tempo, è utile per monitorare la tua struttura e a tenere i conti in ordine. Se la Data di lavoro e la Data di sistema non sono allineate significa che non hai eseguito giornalmente la procedura di Night Audit e i tuoi conti potrebbero essere in disordine.
Tralasciare la procedura di Night Audit significa trascurare tutte quelle attività che migliorerebbero le performance e la quadratura dei conti della tua struttura.
Step 2. Prenotazioni
La schermata in basso fornisce all’utente i dettagli di tutte quelle prenotazioni e pratiche pendenti per le quali è richiesta un’azione da parte dell’utente.
2.1 Liste dei task da eseguire
| Prenotazioni non confermate | Questa lista visualizza le prenotazioni in attesa di conferma / pagamento che devono essere gestite per non occupare disponibilità inutilmente. Clicca qui per approfondire il significato degli Stati delle prenotazioni. Se non hai ricevuto la conferma o il pagamento richiesto dovresti cancellare tutte le prenotazioni in quanto non rispettano la Data limite oppure metterti in contatto con il referente (colui che ha effettuato la prenotazione) e definire un’azione specifica. |
| Prenotazioni opzionate | Questa lista visualizza le prenotazioni opzionate (in attesa di conferma) con data di release. Se non hai ricevuto conferma dovresti rilasciare l’occupazione delle camere e cancellare tutte le prenotazioni in quanto non rispettano la Data limite per la conferma (release). |
| Preventivi | Questa lista visualizza i preventivi inviati ai tuoi ospiti. Se ci sono preventivi non confermati, dovresti cancellarli per liberare spazio. |
| Prenotazioni in Lista di attesa | Questa lista visualizza le prenotazioni inserite in lista di attesa. Se si sono liberate camere dovresti confermare queste prenotazioni e avvisare l’ospite. In caso contrario dovresti cancellarle. |
| Check-In previsti | Questa lista visualizza le prenotazioni confermate in fase di check-in. Se gli ospiti sono arrivati nella struttura dovresti eseguire il check-in della prenotazione e degli ospiti. Diversamente dovresti attivare le varie procedure per gestire il no-show. |
| Check-out previsti | Questa lista visualizza le prenotazioni confermate in fase di check-out. Se gli ospiti non sono usciti dalla struttura dovresti modificare la durata del soggiorno addebitando i giorni extra di permanenza. |
| Prenotazioni e preventivi non gestiti | Questa lista visualizza le prenotazioni che non sono state gestite. Per avere report e statistiche precise dovresti gestire tutte le prenotazioni che non sono state realmente confermate e che non sono state gestite correttamente seguendo le varie procedure di check-in e check-out. |
2.2 Selezione della prenotazione
Per ogni lista selezionata visualizzerai una tabella con le informazioni della prenotazione (Se vuoi personalizzare il tuo spazio di lavoro segui questa guida ). Come descritto sopra, ogni prenotazione visualizzata nelle liste necessita di azioni specifiche.
Per ogni lista il sistema suggerisce dei tasti rapidi di azione attinenti al tipo di operazione richiesta per quella specifica lista. Cliccando su ogni tasto si aprirà l’editor della prenotazione e si potrà effettuare l’azione suggerita.
Esempio di Azione specifica per la lista Prenotazioni non confermate
Se ad esempio nella lista Prenotazioni non confermate apri l’editor di una prenotazione, registri un pagamento e cambi lo stato della prenotazione da In attesa di pagamento in Confermata, questa prenotazione scomparirà dalla lista Prenotazioni non confermate.
Step 3. Integrità prenotazioni
In questa sezione il sistema effettua un controllo sulle prenotazione e sulla loro integrità, mettendo in evidenza gli errori e le mancanze in essa contenute. Come ad esempio un mancato check-in di una camera per cui era previsto l’arrivo, oppure un errore sulla tassa di soggiorno, etc..
Per poter capire il funzionamento di questa sezione rimandiamo alla guida del Profiler View
Una volta effettuati i controlli cliccare su Avanti per procedere.
Step 4. Housekeeping
In questa sezione potrai modificare lo stato Pulizia delle camere.
Clicca sulla guida Housekeeping per seguire la procedura del Traccia Stato Pulizie
Step 5 Comunicazioni
Il PMS di Bedzzle offre un potente sistema di tracciamento delle comunicazioni inviate per ogni prenotazione. Se ti è sfuggito di inviare una comunicazione, il sistema inserirà la prenotazione nella lista specifica per quel tipo di comunicazione non inviata. Ad esempio se non hai inviato la comunicazione per l’Invito alla recensione il sistema inserirà la prenotazione nella lista Recensioni.
Collega Bedzzle Mail con la tua email
La potenza di Bedzzle consiste anche nell’inviare e ricevere le comunicazioni all’interno del PMS e avere tutto tracciato per ogni singola prenotazione e ospite. Per poter inviare le comunicazioni email hai bisogno di collegare Bedzzle Mail con la tua email. Clicca qui per scoprire cos’è Bedzzle Mail e come attivarlo all’interno del tuo PMS.
5.1 Liste delle comunicazioni da inviare
| Prenotazioni | Questa lista visualizza le prenotazioni inserite per cui non è stata inviata alcuna comunicazione. Si consiglia di inviare il voucher con il riepilogo della prenotazione avvenuta. |
| Scadenze | Questa lista visualizza le prenotazioni in attesa di conferma o pagamento. Usa questa lista per decidere se inviare un promemoria per confermare la prenotazione. |
| Conferme | Questa lista visualizza le prenotazioni confermate per cui non è stata inviata la comunicazione di conferma. Si consiglia di inviare il voucher con il riepilogo della prenotazione confermata. |
| Cancellazioni | Questa lista visualizza le prenotazioni cancellate per cui non è stata inviato l’avviso di avvenuta cancellazione. Si consiglia di inviare il voucher con il riepilogo della prenotazione cancellata. |
| Check-In Online | Questa lista visualizza le prenotazioni confermate per cui non è stato eseguito il check-in online. Usa questa lista per decidere a chi inviare un promemoria per il completamento del check-in online. |
| Promemoria | Questa lista visualizza le prenotazioni confermate vicine al check-in. Usa questa lista per inviare un messaggio di cortesia ai tuoi prossimi ospiti. |
| Ringraziamenti | Questa lista visualizza le prenotazioni per cui è stato eseguito il check-out. Usa questa lista per inviare un messaggio di ringraziamento per il soggiorno nella tua struttura. |
| Contabilità | Questa lista visualizza le prenotazioni per cui non è stato inviato alcun documento fiscale. Se previsto dalla tua struttura, usa questa lista per inviare la fattura del soggiorno ai tuoi clienti. |
| Recensioni | Il parere dei tuoi clienti è importante! Questa lista visualizza le prenotazioni per cui non è stato inviato un invito alla recensione. Usa questa lista per invitare i tuoi ospiti a rilasciare una recensione sulla tua struttura. |
5.2 Selezione della prenotazione
Per ogni lista selezionata visualizzerai una tabella con le informazioni della prenotazione (Se vuoi personalizzare il tuo spazio di lavoro segui questa guida). Come descritto sopra, per ogni prenotazione il sistema ti consiglia di inviare le comunicazioni che non risultano tracciate.
Seleziona la prenotazione e clicca su Invia email o Invia SMS, il sistema ti propone e genera la comunicazione specifica per il tipo di messaggio da inviare. Appena il messaggio sarà inviato il sistema traccerà automaticamente l’invio e la prenotazione sarà esclusa dalla lista.
Escludi la prenotazione dalle liste senza inviare il messaggio
Molto spesso capita di trovarsi di fronte a prenotazioni per le quali non possiamo o non vogliamo inviare delle comunicazioni che il sistema ci propone. Per escludere una o più prenotazioni dalla lista, basta selezionarle dai check-box sulla sinistra delle tabelle e cliccare sul tasto
Step 6 Fine
Quando sei certo di aver completato i vari task clicca sul tasto Avanti
o se hai dimenticato di effettuare delle operazioni clicca sul tasto Indietro per tornare alla schermata precedente.
Una volta completato il processo di Night Audit visualizzerai una notifica sulla nuova data di lavoro. A questo punto clicca sul tasto in basso Chiudi.